Contoh Surat Undangan KKN untuk Pelaksanaan Kegiatan di Desa

RumahTeknologi.com – Dalam program KKN, mahasiswa harus berkoordinasi dengan banyak pihak. Selain itu dalam pelaksanaan acara sebaiknya tim KKN mengundang beberapa pihak agar acara terlihat ramai dan berjalan dengan baik. Untuk itu, tim KKN perlu melihat banyak contoh surat undangan KKN yang bisa digunakan untuk berkoordinasi dengan perangkat desa atau untuk mengundang warga.

Jadi dalam pembuatan surat undangan KKN pada dasarnya tidak ada bedanya dengan pembuatan surat resmi lainnya dalam suatu organisasi. Tim KKN hanya perlu menambah atau mengubah format sesuai kebutuhan, namun tetap mengikuti aturan penulisan surat undangan resmi, seperti berikut ini:

1. Kop Surat

Meski hanya bertahan tiga bulan, tim KKN juga dianggap sebagai bisnis resmi. Oleh karena itu, contoh formal surat undangan KKN pasti mencantumkan nama tim KKN sebagai kop surat undangan. Seperti surat resmi lainnya, kop surat adalah salah satu indikator pertama dari organisasi yang mengirim surat.

Biasanya kop surat ini juga tercetak pada amplop yang digunakan untuk mengirim undangan. Namun jika tidak menggunakan amplop, saat melipat surat, pastikan kop surat terbaca seluruhnya atau tidak terlipat.

Selain itu, tim KKN dapat mencantumkan logo universitas di sebelah kiri pada desain kop surat. Disusul nama tim desa dan KKN kecamatan tempat tim bertugas. Kemudian mencantumkan alamat sekretariat yang dapat ditulis dengan nama kantor desa atau alamat dasar tim KKN, serta nomor telepon yang dapat dihubungi.

 

2. Bagian Kepala Surat

Selanjutnya adalah kop surat. Tim KKN bisa meniru format atau contoh surat undangan KKN yang sudah ada di arsip kampus dan desa, yang jelas tidak akan jauh berbeda. Header surat memiliki beberapa subbagian yang juga biasa dikenal dalam penulisan surat dinas.

Subbagian pertama adalah tanggal surat, yang sangat penting untuk dicantumkan. Selain sebagai indikator arsip, pencantuman kalender secara akurat menunjukkan pengelolaan kegiatan tim KKN yang baik. Seringkali Anda menemukan huruf dengan tanggal yang salah di bagian atas, misalnya bulan atau tahun yang salah. Ada juga tanggal surat yang ditulis sebagai tanggal kegiatan.

Penulisan tanggal surat di atas tentunya harus mencantumkan tanggal sebelum kegiatan dimulai. Hal ini menunjukkan bahwa tim penyelenggara kegiatan bekerja secara profesional dan tidak melaksanakan acara secara tiba-tiba. Bagian ini akan memudahkan kolektor surat untuk mendokumentasikan surat.

Bahkan pada kop surat, penomoran surat juga penting bagi tim KKN sebagai pendokumentasian surat masuk dan surat keluar. Tidak ada aturan baku dalam penomoran huruf KKN, selama penomoran tersebut jelas mencantumkan kode yang mudah dipahami. Setelah itu, lanjutkan dengan lampiran. Perhatikan jumlah bungkusan atau lembaran yang dilampirkan pada surat tersebut.

Selain itu, beberapa contoh surat undangan KKN juga mencantumkan pokok bahasan atau tujuan pembuatan surat tersebut. Biasanya penulisan bagian “informasi” menggunakan huruf tebal atau bergaris bawah. Jika surat Anda berisi undangan, cukup tulis “undangan” dengan huruf tebal.

Menulis “tentang” akan memudahkan dan mengurangi waktu untuk memahami keseluruhan surat. Ini karena bagian ini bisa menjadi subjek surat.

3. Tujuan Penerima Surat

Langkah selanjutnya adalah menulis tujuan penerima surat. Bagian ini menjadi poin krusial, karena menyangkut nama dan jabatan orang yang diundang. Penulis undangan harus memastikan nama lengkap, gelar, gelar dan ejaan yang benar dari penerima undangan.

Sebelum memasukkan nama penerima, sebaiknya salah satu anggota tim KKN mengkonfirmasi hal tersebut dengan yang bersangkutan, atau melalui orang terdekat. Hal ini untuk meminimalisir terjadinya kesalahan penulisan nama, gelar atau jabatan. Tentunya jika penulisan dilakukan dengan benar, sampah kertas akibat kesalahan penulisan akan berkurang.

Selain nama, hal penting yang harus dimasukkan adalah alamat penerima. Pastikan Anda menuliskan alamat dengan benar, agar tidak terjadi kesalahan pengiriman. Umumnya dalam kegiatan KKN, aparat yang diundang adalah aparat desa atau kelurahan. Untuk keperluan tersebut, undangan dapat menggunakan alamat kantor kelurahan atau kecamatan sebagai tujuan.

Jasa konsultasi pengolahan data aplikasi Eviews Amos Stata Lisrel SPSS Python R-Sstudio SmartPLS Minitab MatLab Mplus, SEM CFO CFS metode CFA dalam analisa data, jika diperlukan data berupa peta digital Arcgis Qgis. Ini adalah tempat bagi Anda mahasiswa yang ingin segera menyelesaikan tugas akhir setelah program KKN selesai. Jadi selama KKN waktu itu juga mengerjakan skripsi. Memang banyak kendala, namun tetap ada jalan keluar untuk masalah skripsi. Apa itu? Supervisor akademik Anda terlebih dahulu melobi dan menegosiasikan bahwa Anda akan mulai mengirimkan judul atau topik untuk menulis tesis Anda. Semoga beruntung. Jika masih ada kendala atau kesulitan, Anda bisa menghubungi Jasa Konsultan Skripsi.

Dimulai dengan kalimat “Dear” atau disingkat menjadi “Dear”, tanpa perlu menambahkan kata “to” terlebih dahulu. Banyak kesalahan yang sering terjadi saat menulis bagian ini adalah menambahkan kata “a” di depan nama atau jabatan.

 

4. Membuat Kata Pembuka

Berikutnya adalah kalimat pembuka. Awali kata-kata pembuka dengan menyematkan sapaan ‘Dengan Hormat’ atau sapaan salam yang umum digunakan. Salam pembuka merupakan cerminan sikap sopan serta menghormati pihak penerima. Kata Pembuka yang digunakan dapat menyesuaikan dengan kebiasaan di lokasi tersebut, atau kebiasaan surat-menyurat dinas di kelurahan lokasi KKN.

Setelah itu, lanjutkan dengan paragraf pembuka berupa doa kebaikan serta harapan untuk penerima surat. Paragraf pembuka ini tidak perlu terlalu panjang, cukup dengan 1 paragraf berisi tiga sampai empat baris. Pada intinya, kalimat pembuka merupakan pengantar sebelum menyampaikan isi surat.

Selain sebagai pengantar, kalimat pembuka dapat pula berfungsi sebagai kalimat yang menghubungkan surat dengan pembicaraan sebelumnya. Jadi dalam fungsi ini, penulis surat dapat menggunakan kalimat awal “sehubungan dengan ….” sebagai awalan.

5. Isi Surat

Bagian yang penting berikutnya adalah isi surat. Isi surat tentu saja harus memuat segala hal yang ingin disampaikan dan dicapai bersama melalui surat tersebut. Sesuai dengan tujuan pembuatannya, maka surat undangan harus mencantumkan dengan jelas kegiatan, waktu, serta tempat berlangsungnya acara.

Penting bagi tim KKN yang akan menyebarkan undangan melalui surat untuk mencantumkan sedetail mungkin gambaran acara atau kegiatan yang akan berlangsung. Susunan acara dapat dicantumkan dalam bentuk lampiran, atau jika singkat, dapat dituliskan sekaligus sebagai isi surat.

Sebagai tambahan, di dalam undangan dapat ditulis ketentuan khusus seperti kostum, perlengkapan yang wajib dibawa, atau protokol kesehatan seperti penggunaan masker. Tambahan informasi ini penting diperhatikan demi kelancaran kegiatan yang akan dilaksanakan.

6. Penutup

Kalimat penutup merupakan bagian akhir dari surat undangan KKN, yang berisi harapan kehadiran serta ucapan terima kasih atas perhatian yang diberikan. Sama halnya seperti bagian pembuka, kalimat penutup pun sebaiknya tidak terlalu panjang. Setelah itu, tutup surat dengan salam penutup sesuai dengan salam pembuka yang digunakan di awal, diakhiri dengan tanda koma.

7. Tanda Tangan Dan Stempel

Bagian paling akhir dari surat, seperti yang tercantum pada banyak referensi contoh surat undangan KKN, adalah membubuhkan tanda tangan dan stempel. Tim KKN di lokasi desa biasanya memiliki seorang koordinator dan sekretaris. Pada bagian penutup, kedua orang inilah yang wajib mencantumkan nama dan tanda tangannya di undangan. Tambahkan stempel tim jika diperbolehkan untuk membuat.

Sebelum membuat dan menyebarkan surat, ada baiknya tim KKN melihat beberapa contoh surat undangan KKN yang pernah dibuat atau diarsipkan. Meskipun sederhana, namun surat-menyurat pada kegiatan KKN juga mencerminkan keseriusan tim KKN yang ditugaskan di lokasi tersebut.